Fenomen Inbox Zero cz. 4 - złapać oddech

Cel: pusta skrzynka odbiorcza

Zredukowanie ilości wiadomości do zera w skrzynce odbiorczej było dla mnie jednym z przełomowych osiągnięć. Nie tylko sam proces, ale i zrozumienie dlaczego tak właśnie jest lepiej. Od tego momentu traktuję Inbox jako miejsce, w którym chwilowo przebywają nieprzeczytane, nie kliknięte jeszcze wiadomości. Podobnie jak zwykła skrzynka na listy, która przetrzymuje Twoje listy do momentu kiedy jej nie otworzysz. Reklamy, rachunki, pocztówki. Przecież nie mogą tam leżeć wiecznie.

Więc co jest odpowiedzią?

Sam niczego nie wymyśliłem, tysiące a może i więcej ludzi na co dzień dzieli się swoimi doświadczeniami w tym zakresie. Jeśli posługujesz się językiem angielskim w miarę swobodnie, to odpytaj google.com "inbox zero", "empty inbox" i sprawdź ile wyników uzyskasz. Pewnie w czołówce ujrzysz stronę 43folders.com. Nie wahaj się wcale, doskonałe źródło informacji. Merlin Mann (właściciel i autor bloga) jest bardzo uznaną osobowością. Gorąco mogę polecić również video z jego prezentacją.

Idea: przejąć kontrolę

Jak, skoro w niejednej skrzynce odbiorczej kisi się setki, jeśli nie tysiące wiadomości?
Segregowanie maili w poszczególne foldery samo w sobie nic nie da. Bo przecież można by je posegregować wg nadawcy, tematu, ważności, dotyczącej sprawy. Prawda jest taka, im więcej folderów stworzysz, tym mniej e-mail będzie dla Ciebie użyteczny. Po przeczytaniu setek postów (np: Getting Things Done with labels and filters in Gmail 2.0), artykułów, zapoznaniu się z wieloma pomysłami i osobistych testach mogę powiedzieć, że im prościej zorganizuję sobie

Przewodnia zasada zapożyczona z GTD: jeśli odpowiedź/reakcja na dany email zajmie Ci mniej niż 2 minuty, po prostu zrób to. W innym przypadku powinieneś zakwalifikować taką wiadomość do poniżej prezentowanych folderów. Reakcja oznacza również: usunąć, zarchiwizować, zgłosić spam, wypisać się z listy subskrypcyjnej itd.

1. @Do zrobienia/Zadania (ToDo)
   Folder zawierający wiadomości, które należy opracować na bieżąco i sama czynność zabiera więcej niż 2 minuty. Aby być pewnym, że wiadomości z tego folderu są regularnie przetwarzane, musisz tam zaglądać i opróżniać go regularnie. Dla mnie osobiście ten folder jest ważniejszy niż sam Inbox (który oczywiście stale jest pusty).
   
   
2. @Archiwum (Archive)
   Ten folder reprezentuje wiadomości, które zostały już przetworzone i które mogą Ci się przydać później. Kiedyś, nieważne kiedy. Jeśli używasz GMail, problem masz z głowy, ponieważ funkcję archiwum spełnia folder Wszystkie (Aby umieścić email w tym folderze, wystarczy kliknąć Archiwizuj. Wiadomość znika wtedy z Inbox i jest dostępna w folderze Wszystkie)
   
   
3. @Oczekujące (Hold)
   Tutaj znajdują się maile, do których będziesz potrzebował szybki dostęp w przeciągu kilku nadchodzących dni. Jeśli odpowiedziałeś na przesłane zapytanie i czekasz na reakcję, jakiś temat jest prowadzony na bieżąco, np projekt, przygotowanie imprezy, kompletowanie zamówień dot. prowadzonej promocji, zrobiłeś rezerwacje i czekasz na potwierdzenie, folder Oczekujące jest idealnym miejscem dla tego typu wiadomości.
   To miejsce również powinno być przeglądane i opróżniane regularnie. Podobnie jak w przypadku Do zrobienia czy Inbox, nie ma tu miejsca na przestarzałe, nieaktualne, dłużej niepotrzebne wiadomości.
   
   
4. ProjektX (opcjonalnie)
   Osobiście tworzę folder (w zasadzie etykietę, gdyż używam GMail) dla emaili dotyczących jednego, bieżącego tematu. Może to być jakieś zlecenie dla klienta (i tam przechowywane są wszelkie materiały, poprawki, uwagi), może to być zakup domu (wyceny, informacje z rynku, zdjęcia itd), planowane wakacje itd itd.
   
   
5. Action (opcjonalnie)
   Używam tego folderu dla wszystkich wiadomości, których albo jeszcze nie przeczytałem do końca, albo nie zdecydowałem jeszcze co z nimi zrobić (zakwalifikować do Do zrobienia, odpowiedzieć, przekazać dalej, usunąć itd). W zasadzie tą funkcję doskonale spełnia folder Do zrobienia, jednak stosując system od dłuższego czasu, zrozumiałem, że potrzebuję trzymać oddzielnie wiadomości, które dotyczą tylko i wyłącznie spraw do załatwienia/zadań do wykonania

   Znak "@" jest często stosowany aby wymusić np w GMail, górna pozycję na liście folderów.

Przykład 1

Żona właśnie napisała do mnie email z przypomnieniem, by kupić ogórki na obiad po drodze z pracy.
- email znajduje się w tej chwili w skrzynce odbiorczej
- reakcja zajmie mi mniej niż 2 minuty, więc:
- po przeczytaniu, zapisuje w mojej liście spraw do zrobienia "kupić ogórki na obiad"
- odpisuję: "Dla Ciebie wszystko kochanie"
- wiadomość usuwam, gdyż jest już zbędna

Przykład 2

Marcin właśnie napisał, że organizuje wieczór kawalerski dla Przemka i pyta, czy nie zechcę się pojawić w "Zagrodzie" w piątek o 19tej
- email znajduje się w tej chwili w skrzynce odbiorczej
- Przemek się żeni???
- reakcja zajmie mi na pewno więcej niż 2 minuty, więc:


- email ląduje w folderze ToDo