Fenomen Inbox Zero cz. 2 - DO ZERA

fot. Jeffrey Beall

Poprzednim razem była mowa o tym, by uzmysłowić sobie na ile sposobów gromadzimy informacje (wszelkiego rodzaju papiery, dokumenty, emaile, smsy itd) i w jaki sposób były przechowywane do tej pory. Czas na uporanie się z tym wszystkim.

Kolejnym krokiem jest zrobienie porządku. Oznacza to kompletny przegląd wszystkiego co zostało nagromadzone i odpowiednie zorganizowanie. Autor GTD zaleca by przeprowadzać proces od góry do dołu (np góra papierów nagromadzona na biurku) i podejmować szybkie decyzje z tym związane. Może to być proste wyrzucenie do kosza zbędnego raportu, przekazanie komuś innemu by zajął się np zamówieniem/zapytaniem, które z niewiadomych powodów zalega na naszym biurku.


Dalszą ważną opcją, która przewija się przez całą metodologię jest rozstrzygnięcie:

• jeśli można można coś wykonać w ciągu 2 minut lub krócej, zróbmy to
  Takim przykładem może być kartka, która wala się od 3 dni pomiędzy papierami z informacją: zamówić kwiaty dla Eli na urodziny. Wystarczy krótki telefon :)
  
• jeśli zadanie wymaga więcej czasu, zapisać do listy rzeczy do zrobienia (en. to-do list)
  

Należy pamiętać, ze ideą całego przedsięwzięcia jest opróżnienie skrzynek do zera, nie pozostawiając niczego. Od tego momentu jeśli ponownie pojawi się dokument na np naszym biurku, najlepiej jest od razu zdecydować co z nim zrobić i gdzie jest jego miejsce.
Więc jeśli kwiaty zostały zamówione, kartka ląduje w koszu. Jeśli w kupie papierów znalazł się wyborny przepis na mięso z grilla, należy go po prostu umiejscowić np w segregatorze z przepisami. Jeśli znajduje się tam płyta ze zdjęciami z wakacji, to na pewno zajmie nam krócej niż 2 minuty by zdecydować co z nią zrobić.

Całość pracy może zająć godziny albo nawet i dni. W moim przypadku operacja trwała z tydzień. Jednak opłaciło się, gdyż od pierwszego momentu nie opuszczało mnie uczucie, że nie zaprzątam sobie głowy czymś zupełnie zbędnym. Jeśli dana informacja jest mi potrzebna, natychmiast wiem gdzie ją znaleźć. Wyrobiłem sobie przy tym nawyk trzymania wszystkiego w należytym porządku. Co nie tylko mnie uczyniło odrobinę szczęśliwszym.

Przeczytaj część 3 opartą na bazie osób z doświadczeniem i dowiedz się jak niemalże perfekcyjnie zorganizować pocztę e-mail.