Jak przeszukiwać maile i się nie zmęczyć

Możliwość przeszukiwania emaili w Gmail okazuje się być jedną z najmniej niedocenianych funkcji. Czasem popadamy w pułapkę tworzenia kolejnych etykiet (niektórzy traktują je jako foldery) pomimo tego, że mogą być wykorzystane raz czy dwa, a czasem najzwyczajniej w świecie nie jesteśmy świadomi, że “tak można”.

Wyszukiwarka w Gmail jest przede wszystkim bardzo szybka. Nie musisz czekać na rezultaty, wyniki ukazują się zaraz po naciśnięciu klawisza Enter. Dla porównania spróbuj podobnie przemielić swój dysk w komputerze przeszukując maile w Outlooku czy Thunderbirdzie przy kilku gigabjatach poczty.

Od czego zacząć?

Bardzo dobrym pomysłem będzie na pewno przejrzenie centrum pomocy Gmail na temat wyszukiwania. Najbardziej interesujące są informacje na temat wyszukiwania zaawansowanego.

Ktoś tu mówił o zmęczeniu!

Jedno tylko spojrzenie na powyższą dokumentacje wywołało niemal odruch wymiotny mojej znajomej z pracy. Stwierdziła, że nie ma zamiaru uczyć się czegoś, co powinno działać bez żadnych instrukcji obsługi.
I po części miała rację. Problem w tym, że trzeba sobie uświadomić, że wyszukiwarka działa tak jak tego życzy sobie Dorota plus daje niemały zestaw dodatkowych możliwości. Wyobraź sobie, że potrzebujesz wyświetlić wszystkie zamówienia z firmy Halogenik. Przeważnie z tej firmy piszą do Ciebie 3 osoby, jedną z nich jest księgowa. Więc chcesz mieć listę maili pochodzących od dwóch pozostałych osób, wyłączając jednak księgową.  Jak to zrobisz?

 

Jak będzie łatwo i prosto to się skuszę

Załóżmy, że maile adresatów wyglądają tak:
- marketing@halogenik.pl
- zaopatrzenie@halogenik.pl
- ksiegowosc@halogenik.pl
Aby ułatwić sobie zadanie wystarczy skorzystać z gotowego formularza opcji wyszukiwania (link na prawo od wyszukiwarki “Pokaż opcje wyszukiwania”).
W pole “Od:” możesz wpisać dwa pierwsze maile, czyli:
marketing@halogenik.pl OR zaopatrzenie@halogenik.pl
a w pole “Nie zawiera:” ksiegowosc@halogenik.pl. 

Całe zapytanie w polu “Od:” można sobie wytłumaczyć tak:
wyszukaj maile pochodzące od marketing@halogenik.pl ALBO zaopatrzenie@halogenik.pl. Słówko OR jest bardzo użyteczne i może występować wielokrotnie pomiędzy szukanymi słowami czy frazami.

Z pomocy Gmail można wyczytać na temat powyższych operatorów:

• from:
  Używany do określania nadawcy
  Przykład:  from:ania
  Czyli: wiadomość od Ani
  
• OR
  Wyszukiwanie wiadomości zgodnych z wyrażeniem A lub wyrażeniem B
  (Operator OR musi być napisany wielkimi literami)
  Przykład: from:ania OR from:dawid
  Czyli: wiadomości od Ani albo od Dawida

Łatwiej jest jednak wymusić przeszukiwanie wszystkich maili pochodzących z Halogenik i wykluczyć Księgowość i w polu “Od:” wpisać: *@halogenik.pl.
Takie zapytanie można sobie tłumaczyć tak: jakikolwiek mail w domenie halogenik.pl. Znak * informuje wyszukiwarkę, że poszukujemy czegokolwiek, w naszym przypadku maili zawierających w adresie cokolwiek przed znakiem @ w domenie halogenik.pl
Więc całość operacji wyglądać może jak poniżej i zajmie nam ok 10 sekund. Proste?

 

Zauważ jakie zapytanie wygenerował formularz:


Takim językiem przemawiasz do wyszukiwarki Gmail. Nawiasy, minusy i słowa kluczowe mogą wprawić niejednego w zakłopotanie, mnie samego wliczając. Dlatego formularz wyszukiwania zaawansowanego bywa niezwykle pomocny.

 

No dobra, to było proste…

Aby utrudnić sobie zadanie załóżmy, że chcemy otrzymać listę maili dotyczącą tylko zamówień z firmy Halogenik. Standardowo maile mają w temacie “Zamówienie nr XXXX”. Od księgowej też przejrzymy.
Całe zapytanie wygląda następująco: from:(*@halogenik.pl) subject:(Zamówienie)

 

• subject:
  Wyszukiwanie słów w wierszu tematu
  Przykład: subject:kolacja
  Czyli: wiadomości, które zawierają w temacie słowo "kolacja"

A gdyby tak wyszukać powyższe zamówienia przesłane np tylko
w lipcu?

Potrzebujemy dodatkowych operatorów umożliwiających określenie przedziału czasu.

• after: before:
  Wyszukiwanie wiadomości wysłanych w podanym okresie
  (Daty muszą być w formacie rrrr-mm-dd lub rrrr/mm/dd)
• Przykład:  after:2004-04-16 before:2004-04-18
  Czyli: wiadomości wysłane po 16 kwietnia 2004, ale przed 18 kwietnia 2004.
  (Dokładniej: wiadomości wysłane 17 kwietnia 2004)

W efekcie całe zapytanie wygląda tak:
from:*@halogenik.pl subject:Zamówienie after:2008/6/30 before:2008/8/1
(pierwszy dzień po 30 czerwca to 1 lipiec, a ostatni lipca to dzień przed 1 sierpnia)

 

A gdyby przejrzeć zestawienia z ostatniego miesiąca?

Zestawienia przesyła nam zawsze księgowa w załączniku (czasem w Excelu, a czasem w PDFie).
Znowu potrzebujemy nowego operatora:

• has:attachment
  Wyszukiwanie wiadomości z załącznikiem
  Przykład:  from:dawid has:attachment
  Czyli: wiadomości od Dawida, które mają załącznik
  W naszym przypadku będziemy mieli:
  from:ksiegowosc@halogenik.pl subject:Zestawienie has:attachment

Co dalej?

Resztę pozostawiam własnym eksperymentom, gdyż nie sposób opisać tutaj wszystkich kombinacji. Jeśli masz ochotę to napisz i podziel się swoimi doświadczeniami. Będę aktualizował co jakiś czas ten temat dopisując kolejne użyteczne zapytania w wyszukiwarce Gmail.