Mądrzejsi notują, niektórzy nawet z Gmail :)

Karteczki, karteluszki, komórka, programy do notatek, dodatki do Firefoxa, a w diabły z tym! Pół biedy jak notuję w terminarzu, przynajmniej wiem gdzie zanotowałem. Współpracownik ciągle narzeka, że na pewno zapisał ale zapomniał. Po tygodniu czasem odnajduje plik tekstowy, w którym skrupulatnie był zapisany numer telefonu do serwisu samochodowego oraz data wizyty, na którą umawiał się od kilku dni.
Brzmi znajomo?
Stosuję na przemian 2 metody notatek. Jedną posługuję się tworząc szybkie, krótkotrwałe wpisy, drugą natomiast używam dla danych, które mają być zachowane na stałe.

Metoda 1 - zamiast kartki i długopisu

1. Wykorzystuję ten sam trick co w przypadku GMaila jako poręcznego organizera, czyli wysyłam maila do samego siebie (istnieję w Kontaktach, nazywając się Me co ułatwia wpisywanie nadawcy).
   
   
   
2. Pisanie takiej notatki trwa dosłownie kilka sekund dzięki skrótom klawiaturowym w GMail (aby sprawdzić czy masz je włączone zajrzyj do Settings)
   
   
   
   
3. Archiwizacja
   Jeśli nie wiesz dlaczego, sprawdź Fenomen Inbox Zero
   
   
4. Dostęp do notatki
   Nic prostszego jak wyszukać (użyj klawisza "/" a kursor znajdzie się natychmiast w polu wyszukiwania)
   
   
   
   
5. Znaczenie przemyślanego tytułu maila
   W przykładzie powyżej wyszukałem wiadomości wpisując "zakupy". Jak widać, Gmail wyszukał z archiwum kilka wiadomości zawierających wyszukiwane słowo. Jednak na pierwszy rzut oka widać, o którą wiadomość mi chodziło.
   
   
6. Dopisywanie
   Tworzenie notatek często nie kończy się jednorazowym wpisem. W naszym przykładzie tworzenie listy zakupów na pewno jest takim procesem. Załóżmy, że przypomniało mi się, że muszę jeszcze dokupić wodę, ketchup i musztardę.
   Po wyszukaniu maila z listą zakupów odpisuję na niego. Kasuję wszystko co Gmail domyślnie podstawia jako treść i wpisuję nowe produkty na listę.
   
   
   
   
   
   
7. Przegląd
   Kiedy wreszcie wybieram się na zakupy nie robię nic innego jak wyszukuję maila z listą zakupów. Mogę to robić nawet w sklepie za pomocą telefonu komórkowego, nie muszę wcale nic drukować ani przepisywać.
   
   
   
   

Metoda 2 - notatki jako baza danych

1. Sposób jest ten sam, piszesz maila sam do siebie, tytuł o sensownym znaczeniu, archiwizujesz


2. Adresat
   Dodajesz siebie do Kontaktów z nieco zmodyfikowanym adresem email, tak aby później łatwiej było go objąc filtrem (szczegółowy opis: Śmieję się ze spamu, a Ty?)
   Osobiście dodałem do kontaktów swój adres email pod nazwą Notes i adresem tak jak poniżej
   
   
   
3. Tworzę filtr, który przechwyci wszystkie notatki, zarchiwizuje i oznaczy Etykietą (en. label)
   Polska wersja: Ustawienia -> Filtry -> Utwórz nowy filtr, angielska: Settings -> Filters - > Create a new filter (posługuję się angielską wersją, która jest nieco lepsza jak polska - dla nie znających języka: wszystkie opcje są w tych samych miejscach w każdej wersji językowe)
   W pierwszym kroku wpisuję w pole To: zmodyfikowany adres email
   
   
   W następnym zaznaczam Skip the Inbox(Archive it), Apply the label i z tego miejsca tworzę nową etykietę Notes.
   
   
   
4. Gotowe. Przetestuj tworząc nową wiadomość, w pole adresata wpisując Notes, podając jakąkolwiek treść. Bajecznie proste, prawda
   
   
   Po wysłaniu Inbox pozostaje należycie pusty...
   
   
   I notatki znajdują swoje miejsce
   
   
   
   
5. Przegląd i dopisywanie. Nic nie trzeba wymyślać, postępuję identycznie jak w pkt 7 pierwszej metody: "odpowiadam" na daną notatkę.
   

Zalety

• nie muszę szukać swoich zapisków
• tworzenie notatek jest wyjątkowo proste i wygodne
• mogę je modyfikować, rozbudowywać, przesyłać dalej
• mam dostęp do szczegółów jak data utworzenia czy data przekazania do kogoś dalej
• w przypadku przekazania, mam historię konwersacji
• mogę je przeszukiwać wbudowaną wyszukiwarką Gmail (niesamowite narzędzie, zasługujące na odrębny post)

Na codzień pracuję przy komputerze a GMail jest moim jednym z podstawowych narzędzi pracy. Nie tylko aplikacją do wysyłania i odbierania maili. Stali klienci doskonale wiedzą, że jak mam coś "na mailu" to na pewno będzie załatwione :) Inni lubią też skomentować telefonicznie swoje potrzeby, więc albo mają przygotowany email do wysłania zanim zadzwonią i wysyłają zanim podniosą słuchawkę albo robią to zaraz po rozmowie. Oprócz wyżej wymienionych zalet mógłbym dodać:

• klient, który dzwoni mając spisane wszystko w krótkiej notce, jest przygotowany do rozmowy
• przesyłając email po rozmowie, sprawdza czy wszystko zostało uzgodnione
• mając do czynienia z nowym klientem, sam wysyłam do niego notkę podsumowującą wraz z kopią do samego siebie
• będąc poza biurem, mam dostęp do notatek z każdego miejsca - porządeczek aż miło!